Schichtplan-Prüfer

Was prüft der Schichtplan-Prüfer?

Ein Schichtplan legt fest, wer wann arbeitet – oft für mehrere Wochen im Voraus. Ob er mit dem Arbeitszeitgesetz vereinbar ist, entscheidet sich selten an einer einzelnen Schicht, sondern an den Übergängen: zu wenig Ruhe zwischen Spät- und Frühdienst, ein Sonntag ohne freien Ausgleichstag, eine Woche mit zu vielen Stunden.

Der Schichtplan-Prüfer liest einen beliebig langen Plan ein – eine Schicht pro Zeile, auch direkt aus Excel – und prüft jede Schicht, jeden Wechsel, jede Kalenderwoche und jeden Sonn- und Feiertag. Das Ergebnis ist ein Prüfbericht mit Datum, Problem und Paragraph.

Warum einen Plan vorab prüfen?

• Fehler finden, bevor gearbeitet wird: Ein zu kurzer Wechsel lässt sich im Plan leicht tauschen, im Nachhinein nicht mehr korrigieren.
• Ersatzruhetage im Blick: Für jeden gearbeiteten Sonntag muss innerhalb von zwei Wochen ein freier Werktag folgen oder vorausgehen – bei vielen Diensten schwer zu überblicken.
• Feiertage des Bundeslands: werden automatisch erkannt.
• Zeitumstellung korrekt: Ruhezeiten werden mit echten Datumswerten gerechnet.
• Bericht zum Weitergeben: „Prüfbericht kopieren“ liefert eine Liste für E-Mail oder Betriebsrat.

Was kann dieser Rechner prüfen?

Die Eingaben erklärt

Schichten

Eine Schicht pro Zeile: Datum, Beginn, Ende und optional die Pause in Minuten. Erkannt werden unter anderem 05.10.2026 06:00-14:00 30, 2026-10-05;22:00;06:00;30 und aus Excel kopierte Spalten (durch Tabulatoren getrennt). Ohne Jahreszahl („5.10.“) nimmt der Prüfer das laufende Jahr an. Zeilen, die mit # beginnen, werden ignoriert – praktisch für Kommentare wie Namen oder Stationen. Nicht erkannte Zeilen meldet er mit Zeilennummer.

Bundesland

Bestimmt, welche Tage gesetzliche Feiertage sind – wichtig für Feiertagsarbeit und dafür, welche Tage als freie Werktage für einen Ersatzruhetag in Frage kommen.

Ruhezeit

11 Stunden im Regelfall; 10 Stunden nur in Krankenhäusern, Pflege, Gastronomie, Verkehr, Rundfunk und Landwirtschaft, und nur mit Ausgleich (§ 5 Abs. 2).

Fehlende Pausen mit gesetzlicher Mindestpause ansetzen

Für Zeilen ohne Pausenangabe setzt der Prüfer die kleinste zulässige Pause an (markiert mit *). Ohne diese Option gelten sie als Schichten ohne Pause.

Die Ergebnisse erklärt

• Verstöße: Zahl der roten Befunde. 0 heißt: keine Verstöße gegen die geprüften Regeln.
• Schichten, Arbeitszeit gesamt, Nachtschichten: Kennzahlen des Plans.
• Prüfbericht: rot = Verstoß, grün = eingehalten (z. B. „Ersatzruhetag möglich am Sa 10.10.“), blau = Hinweis, etwa wenn der Plan zu kurz ist, um einen Ersatzruhetag zu beurteilen.
• Tabelle „Schichten im Überblick“: je Schicht Netto-Arbeitszeit, Stunden zwischen 23 und 6 Uhr und die Ruhezeit seit der vorherigen Schicht; problematische Schichten sind markiert.

So verwenden Sie den Prüfer

Schritt 1: Plan einfügen

Aus dem Dienstplanprogramm oder Excel die Spalten Datum, Beginn, Ende, Pause kopieren und in das Textfeld einfügen – oder Zeilen von Hand schreiben.

Schritt 2: Bundesland und Ruhezeit wählen

Das Bundesland für die Feiertage; 10 Stunden Ruhezeit nur, wenn die Branchenausnahme auf Ihren Betrieb zutrifft.

Schritt 3: Prüfbericht lesen

Mit den roten Befunden beginnen; die Tabelle zeigt, welche Schicht betroffen ist.

Schritt 4: Plan anpassen und erneut prüfen

Das Ergebnis aktualisiert sich bei jeder Änderung.

Schritt 5: Weitergeben

„Prüfbericht kopieren“ für den Text, „Link kopieren“ für den ganzen Plan.

So wird gerechnet

Netto je Schicht   = Ende − Beginn − Pause          (Ende ≤ Beginn → Folgetag)
Ruhezeit           = Beginn dieser Schicht − Ende der vorherigen   (tatsächlich verstrichene Zeit)
Wochensumme        = Σ Netto aller Schichten, die in der ISO-Kalenderwoche beginnen
Ersatzruhetag      = freier Werktag (Mo–Sa, kein Feiertag, keine Schicht)
                     höchstens 13 Tage vor oder nach dem Sonntag (Feiertag: 55 Tage)

Für die Ersatzruhetage ordnet der Prüfer jedem gearbeiteten Sonntag und Feiertag einen eigenen freien Werktag zu – ein freier Tag kann nicht für zwei Sonntage gleichzeitig zählen. Reicht der eingefügte Plan nicht weit genug, um das zu beurteilen, erscheint ein Hinweis statt eines Verstoßes. Die Einzelheiten stehen in der Methodik.

Beispiele

Der voreingestellte Plan

Eingabe: 10 Schichten vom 5. bis 15. Oktober 2026 in NRW, mit Früh-, Spät- und Nachtdiensten und einer Sonntagsschicht.
Ergebnis: 77:30 Stunden Arbeitszeit, 4 Nachtschichten, 2 Verstöße:

1. Rückwärtsrotation: Mittwoch Spätschicht bis 22:00 Uhr, Donnerstag Frühschicht ab 6:00 Uhr – nur 8 Stunden Ruhezeit.
2. Verlängerte Nachtschicht: Donnerstag 22:00 bis Freitag 8:30 Uhr mit 30 Minuten Pause. Die Arbeitszeit liegt mit 10:00 Stunden gerade noch im Rahmen, verlangt aber 45 Minuten Pause.

Die Sonntagsschicht am 11. Oktober ist in Ordnung: Der Samstag davor ist frei und kann als Ersatzruhetag dienen. Auch mit 10 Stunden Ruhezeit (Branchenausnahme) blieben beide Verstöße bestehen.

Ein Monat ohne freien Tag

Eingabe: täglich 8:00–12:00 Uhr vom 1. bis 28. Februar 2027.
Ergebnis: Für Sonntag, den 14. Februar, gibt es innerhalb von zwei Wochen keinen freien Werktag – ein Verstoß gegen § 11 Abs. 3 ArbZG. Für die übrigen Sonntage meldet der Prüfer einen Hinweis, weil der Plan den Zwei-Wochen-Zeitraum nicht vollständig abdeckt.

Was das Ergebnis beeinflusst

• Länge des Plans: Je länger der eingefügte Zeitraum, desto sicherer lassen sich Ersatzruhetage beurteilen.
• Pausenangaben: Ohne Pause werden längere Schichten als Pausenverstoß gewertet, sofern die Automatik nicht aktiv ist.
• Bundesland: ändert Feiertage und damit Ersatzruhetage und freie Werktage.
• Branche: entscheidet, ob 10 Stunden Ruhezeit überhaupt zulässig sind und ob Sonntagsarbeit erlaubt ist (§ 10 ArbZG).

Gute Schichtpläne

Das Arbeitszeitgesetz setzt die Mindeststandards. Darüber hinaus gelten in der Arbeitsmedizin einige Grundsätze als verträglich, etwa vorwärts rotierende Wechsel (Früh → Spät → Nacht), möglichst wenige Nachtschichten hintereinander und ausreichend freie Tage nach Nachtschichtblöcken. Nach § 6 Abs. 1 ArbZG ist die Arbeitszeit der Nacht- und Schichtarbeitnehmer nach den gesicherten arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen über die menschengerechte Gestaltung der Arbeit festzulegen.

Für die einzelnen Bausteine gibt es eigene Rechner: den frühesten Dienstbeginn nach Schichtende, die Nachtstunden und Nachtzuschläge und den 8-Stunden-Durchschnitt über mehrere Wochen. Alle Regeln im Überblick stehen unter Arbeitszeitgesetz in Zahlen.

Wer den Prüfer nutzt

• Dienstplanerinnen und Stationsleitungen in Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen.
• Schichtleitungen in Produktion, Logistik, Sicherheitsdiensten und Gastronomie.
• Betriebs- und Personalräte, die Dienstpläne vor der Zustimmung prüfen.
• Beschäftigte, die ihren eigenen Plan nachkontrollieren wollen.

Typische Fehler in Schichtplänen

Rückwärtsrotation

Spät auf Früh erzeugt fast immer zu kurze Ruhezeiten. Der Prüfer zeigt die betroffenen Wechsel mit Stundenzahl.

Pausen bei langen Nachtschichten

Über 9 Stunden Arbeitszeit sind 45 Minuten Pause Pflicht – in Nachtschichten mit Übergabe wird das oft übersehen.

Sonntage ohne Ausgleich

Wer mehrere Sonntage hintereinander arbeitet, braucht für jeden einen eigenen Ersatzruhetag.

Nachtschicht falsch datiert

Eine Schicht von Montag 22 Uhr bis Dienstag 6 Uhr gehört zum Montag. Wird sie beim Dienstag eingetragen, stimmen Ruhezeiten und Sonntage nicht.

Tipps

• Mindestens vier Wochen einfügen, damit Ersatzruhetage sicher geprüft werden können.
• Pausen immer mitkopieren; im Zweifel die Automatik aktivieren und später korrigieren.
• Pro Person einen eigenen Plan prüfen – der Prüfer unterscheidet keine Personen.
• Zwei Beschäftigungen bei verschiedenen Arbeitgebern gehören in denselben Plan, weil die Arbeitszeiten zusammengerechnet werden.

Rechtliche Hinweise

Geprüft wird nach dem Arbeitszeitgesetz (§§ 2–6, 9–11 ArbZG) in der Fassung vom 23.10.2024. Nicht geprüft werden: ob Sonntagsarbeit in Ihrer Branche zulässig ist (§ 10), Abweichungen durch Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung (§§ 7, 12), Bereitschaftsdienste, Sonderregeln für Fahrpersonal (§ 21a) und das Jugendarbeitsschutzgesetz. Ob der Durchschnitt von 8 Stunden je Werktag im Ausgleichszeitraum eingehalten wird, prüft der Ausgleichszeitraum-Rechner. Der Prüfbericht ist eine Rechenhilfe und keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Wie prüfe ich einen Schichtplan auf das Arbeitszeitgesetz?

Schichten mit Datum, Beginn, Ende und Pause einfügen, Bundesland wählen und den Prüfbericht lesen. Er nennt jede Schicht und jeden Wechsel, der gegen Pausen, Höchstarbeitszeit, Ruhezeit oder die Sonntagsregeln verstößt.

Wie kopiere ich meinen Schichtplan aus Excel?

Markieren Sie die Spalten Datum, Beginn, Ende und Pause und fügen Sie sie in das Textfeld ein. Excel trennt die Spalten mit Tabulatoren; der Prüfer erkennt das. Datumsangaben im Format TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT funktionieren.

Wie trage ich eine Nachtschicht ein?

Mit dem Datum des Schichtbeginns: 12.10.2026 22:00-06:00 30. Liegt das Ende vor dem Beginn, rechnet der Prüfer bis zum Folgetag.

Was ist ein Ersatzruhetag?

Ein freier Werktag als Ausgleich für Arbeit an einem Sonntag oder Feiertag. Für Sonntage muss er innerhalb eines Zeitraums von zwei Wochen liegen, der den Sonntag einschließt, für Feiertage innerhalb von acht Wochen (§ 11 Abs. 3 ArbZG).

Wie viele Sonntage im Jahr müssen frei bleiben?

Mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen beschäftigungsfrei sein (§ 11 Abs. 1 ArbZG) – auch in Branchen, in denen Sonntagsarbeit erlaubt ist.

Wie viele Tage am Stück darf ich arbeiten?

Das Arbeitszeitgesetz nennt keine feste Zahl. Wer sonntags arbeitet, braucht aber einen Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen, sodass lange Serien ohne freien Tag nicht zulässig sind. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen begrenzen die Zahl aufeinanderfolgender Arbeitstage häufig ausdrücklich.

Warum ist ein Wechsel von Spät- auf Frühschicht problematisch?

Weil zwischen dem Ende einer Spätschicht um 22 Uhr und einem Frühdienst um 6 Uhr nur 8 Stunden liegen – 3 Stunden weniger als die gesetzliche Ruhezeit.

Was bedeutet der Hinweis, der Plan decke den Zeitraum nicht ab?

Für einen gearbeiteten Sonntag hat der Prüfer im eingefügten Zeitraum keinen freien Werktag gefunden, der Zwei-Wochen-Zeitraum reicht aber über den Plan hinaus. Fügen Sie die Wochen davor oder danach hinzu, dann kann er entscheiden.

Berücksichtigt der Prüfer meinen Tarifvertrag?

Nur die Ruhezeit von 10 Stunden als Auswahl. Andere tarifliche Abweichungen – etwa bei Pausen oder Ausgleichszeiträumen – bildet er nicht ab.

Kann ich einen geprüften Plan mit anderen teilen?

Ja: „Link kopieren“ erzeugt eine Adresse, die den ganzen Plan enthält. Er steht hinter dem Zeichen „#“ und wird nicht an den Server gesendet, ist aber für jeden sichtbar, dem Sie den Link geben.

Fazit

Der Schichtplan-Prüfer liest einen beliebig langen Dienstplan ein und prüft Pausen, Schichtlängen, Ruhezeiten, Wochenstunden, Nachtarbeit und Ersatzruhetage für Sonn- und Feiertagsarbeit. Sie fügen den Plan ein, wählen Bundesland und Ruhezeit und erhalten einen Prüfbericht mit Datum und Paragraph – bevor die erste Schicht beginnt.

Quellen

• Arbeitszeitgesetz, §§ 2–6, 9–11
• Feiertagsgesetze der Länder (landesweit geltende Feiertage)